Lunes Loco: No Deje Que Estas Deducciones Fiscales Se Le Escapen
- sarahicenteno27
- 3 nov
- 8 Min. de lectura
Lunes Loco: No Deje Que Estas Deducciones Fiscales Se Le Escapen
Cada año, los dueños de pequeños negocios colectivamente dejan miles de millones de dólares sobre la mesa al perder deducciones fiscales legítimas. A medida que nos acercamos al final de 2025, ahora es el momento perfecto para asegurar que está capturando cada gasto deducible que incurre su negocio. En Sara's Financial Group, hemos visto de primera mano cómo el seguimiento adecuado de gastos puede ahorrarles a las empresas miles de dólares en impuestos.
La realidad es simple: recibos perdidos equivalen a deducciones perdidas, lo que equivale a pagar impuestos de más. Asegurémonos de que eso no le suceda este año.
El Verdadero Costo de Perder Deducciones
Antes de profundizar en deducciones específicas, hablemos de lo que está en juego. Si está en el rango impositivo del 25% (federal y estatal combinados), cada $1,000 en deducciones perdidas le cuesta $250 en impuestos innecesarios. Para la mayoría de las pequeñas empresas, las deducciones pasadas por alto fácilmente totalizan $5,000-$20,000 anualmente, traduciendo a $1,250-$5,000 en impuestos pagados de más.
Durante una década, eso es $12,500-$50,000 que podrían haberse quedado en su negocio o en su bolsillo. Dinero que podría financiar el crecimiento, contratar empleados o proporcionar seguridad financiera para usted y su familia.
Las Deducciones Comerciales Más Comúnmente Pasadas por Alto
1. Gastos de Oficina en Casa
Si usa parte de su hogar exclusiva y regularmente para negocios, tiene derecho a deducir una porción de sus costos de vivienda. Esta es una de las deducciones más valiosas pero subutilizadas disponibles para los dueños de pequeños negocios.
Qué es Deducible:
Interés de hipoteca o renta (proporcional al espacio de oficina)
Impuestos a la propiedad
Servicios públicos (electricidad, agua, gas, internet)
Seguro de vivienda
Reparaciones y mantenimiento
Depreciación (si es propietario de su casa)
Cómo Calcular: Puede usar el método simplificado ($5 por pie cuadrado, hasta 300 pies cuadrados) o el método regular (gastos reales multiplicados por el porcentaje de su hogar usado para negocios).
Requisitos Clave: El espacio debe usarse exclusiva y regularmente para negocios. Una esquina de su dormitorio no cuenta, pero una habitación de invitados convertida en oficina sí.
Consejo Profesional: Mida su espacio de oficina ahora y tome fotos para sus registros. Documente que este espacio se usa únicamente para propósitos comerciales.
2. Millaje y Mantenimiento de Vehículos
Sus gastos de vehículo pueden representar una de sus deducciones más grandes, pero solo si los rastrea adecuadamente. El IRS requiere registros contemporáneos, lo que significa que necesita rastrear el millaje a medida que sucede, no reconstruirlo meses después.
Qué es Deducible: Puede elegir entre dos métodos:
Tasa Estándar de Millaje: $0.67 por milla para 2024 (tasa sujeta a ajuste anual)
Gastos Reales: Gasolina, cambios de aceite, reparaciones, seguro, registro, depreciación (proporcional al uso comercial)
Además, independientemente del método que elija, también puede deducir:
Tarifas de estacionamiento para viajes de negocios
Peajes para viajes comerciales
Lavados de auto relacionados con el negocio
Cómo Rastrear: Use una aplicación de seguimiento de millaje como MileIQ, Everlance o QuickBooks Self-Employed. Como mínimo, registre:
Fecha del viaje
Ubicación de inicio
Destino
Propósito comercial
Millas recorridas
Errores Comunes:
No rastrear el millaje a la primera y última parada comercial del día
Olvidar rastrear millaje para idas al banco, compras de suministros o reuniones con clientes
No documentar el propósito comercial
Consejo Profesional: Si usa la tasa estándar de millaje, aún puede deducir estacionamiento y peajes relacionados con el negocio. Configure un sobre o carpeta dedicada para recibos de estacionamiento en su vehículo.
3. Desarrollo Profesional y Capacitación
Invertir en usted mismo y sus habilidades no solo es bueno para el negocio, es deducible de impuestos. Sin embargo, muchos dueños de negocios no reclaman estas valiosas deducciones.
Qué es Deducible:
Cursos en línea y certificaciones
Conferencias y seminarios de la industria
Membresías de asociaciones profesionales
Libros y publicaciones comerciales
Servicios de coaching y consultoría
Talleres y programas de capacitación
Costos de Viaje También: Si viaja para desarrollo profesional, también puede deducir:
Pasajes aéreos o millaje
Alojamiento en hotel
50% de comidas durante el viaje
Tarifas de registro de conferencias
Requisito Clave: La educación debe mantener o mejorar las habilidades requeridas en su negocio actual. No puede ser para calificarlo para un nuevo oficio o negocio.
Consejo Profesional: Mantenga la descripción del curso o la agenda de la conferencia con su recibo para documentar la relevancia comercial.
4. Suscripciones de Software y Tecnología
En el entorno comercial digital de hoy, las suscripciones de software se suman rápidamente. Afortunadamente, son totalmente deducibles.
Qué es Deducible:
Software de contabilidad (QuickBooks, Xero, FreshBooks)
Sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM)
Herramientas de gestión de proyectos (Asana, Monday.com, Trello)
Plataformas de comunicación (Zoom, Slack, Microsoft 365)
Software de diseño (Adobe Creative Cloud, Canva Pro)
Servicios de marketing por correo electrónico (Mailchimp, Constant Contact)
Alojamiento web y nombres de dominio
Almacenamiento en la nube (Dropbox, Google Workspace)
Software específico de la industria
Mensual vs. Anual: Ya sea que pague mensual o anualmente, estas suscripciones son 100% deducibles. Los pagos anuales pueden deducirse completamente en el año pagado (a menos que esté usando contabilidad de acumulación).
Consejo Profesional: Revise sus estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito específicamente buscando cargos recurrentes. Podría estar pagando por suscripciones que olvidó: cancele las no utilizadas y deduzca las relacionadas con el negocio.
5. Comidas con Clientes y Entretenimiento
El tratamiento fiscal de comidas y entretenimiento ha cambiado en los últimos años, pero todavía puede deducir el 50% de las comidas comerciales legítimas.
Qué es Deducible al 50%:
Comidas con clientes actuales o potenciales
Comidas con socios comerciales o contratistas
Comidas mientras viaja por negocios
Comidas del equipo mientras trabaja hasta tarde o durante eventos de la empresa
Qué es Deducible al 100%:
Bocadillos y bebidas de oficina para empleados
Comidas proporcionadas a empleados por conveniencia del empleador
Fiestas de fin de año de la empresa y picnics de verano (dentro de límites razonables)
Requisitos de Documentación: Para cada comida comercial, registre:
Fecha y ubicación
Cantidad gastada
Quién asistió
Propósito comercial o temas discutidos
Errores Comunes:
No mantener recibos para comidas menores de $75 (¡todavía los necesita!)
No documentar el propósito comercial
Deducir 100% en lugar de 50% para comidas con clientes
Consejo Profesional: Tome una foto del recibo inmediatamente y agregue una nota sobre quién asistió y qué se discutió. Aplicaciones como Expensify pueden ayudar con esto.
6. Suministros y Equipo de Oficina
Esto parece obvio, pero muchos dueños de negocios todavía pierden deducciones en esta categoría, especialmente compras más pequeñas que no parecen significativas individualmente pero se suman con el tiempo.
Qué es Deducible:
Bolígrafos, papel, engrapadoras y suministros básicos
Tinta y tóner de impresora
Gabinetes de archivo y almacenamiento
Escritorio, sillas y muebles de oficina
Equipo de computadora y accesorios
Teléfonos y tabletas usados para negocios
Tarjetas de presentación y papelería
Franqueo y suministros de envío
Gasto de la Sección 179: Para compras de equipo más grandes, la Sección 179 le permite deducir el costo completo en el año de compra (hasta $1,220,000 para 2024) en lugar de depreciar durante varios años. Esto incluye:
Computadoras y servidores
Muebles de oficina
Maquinaria y equipo
Vehículos (con limitaciones)
Consejo Profesional: Si está planeando una compra significativa de equipo, considere si hacerla antes de fin de año para obtener la deducción completa en 2025.
Creando un Sistema para Capturar Todo
Saber qué es deducible es solo la mitad de la batalla. También necesita sistemas para capturar y organizar estos gastos durante todo el año.
Mejores Prácticas:
Digitalícese: Use software de contabilidad que se conecte a sus cuentas bancarias y tarjetas de crédito. Esto importa automáticamente las transacciones para categorización.
Fotografíe Recibos Inmediatamente: No espere para ingresar gastos. Tome una foto cuando reciba el recibo. Muchas aplicaciones pueden extraer datos de fotos de recibos automáticamente.
Use Cuentas Separadas: Mantenga tarjetas de crédito y cuentas bancarias separadas para negocios. Esto simplifica el seguimiento y proporciona documentación clara.
Establezca una Rutina de Seguimiento de Millaje: Haga un hábito de registrar viajes inmediatamente o use una aplicación de seguimiento automático.
Revisiones Semanales: Pase 15-30 minutos cada semana categorizando gastos. Esto previene el agobio de fin de año.
Cree Carpetas de Categorías: Ya sean digitales o físicas, mantenga carpetas organizadas para diferentes tipos de gastos.
Note el Propósito Comercial: Para comidas, entretenimiento y viajes, note inmediatamente el propósito comercial. Su memoria se desvanece rápidamente.
Tareas de Acción de Fin de Año
A medida que nos acercamos al final de 2025, tome estos pasos para maximizar sus deducciones:
Acciones de Noviembre:
Revise todos los estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito del año
Identifique cualquier transacción sin categorizar o faltante
Reúna recibos para compras importantes
Calcule su deducción de oficina en casa
Compile su registro de millaje
Acciones de Diciembre:
Haga compras de equipo planificadas antes del 31 de diciembre
Pague cualquier gasto comercial pendiente que ya haya incurrido
Prepague gastos de enero que tengan sentido (como suscripciones anuales de software)
Haga contribuciones a planes de jubilación
Revise con su asesor fiscal si otras estrategias de fin de año aplican a su situación
Señales de Alerta a Evitar
Mientras maximizar deducciones legítimas es planificación fiscal inteligente, esté consciente de las señales de alerta que podrían provocar una auditoría:
No:
Reclamar 100% de uso comercial de un vehículo que también usa personalmente (a menos que verdaderamente tenga un vehículo personal separado)
Deducir gastos personales como gastos comerciales
Redondear todos los números a cantidades pares agradables
Reclamar deducción de oficina en casa sin cumplir el requisito de uso exclusivo
Deducir gastos lujosos o extravagantes
No mantener documentación adecuada
El objetivo es reclamar cada deducción legítima mientras mantiene documentación que respalde sus reclamos.
Cómo Sara's Financial Group Puede Ayudar
Rastrear gastos y maximizar deducciones no tiene que ser abrumador. En Sara's Financial Group, nos especializamos en ayudar a pequeñas empresas a implementar sistemas eficientes de contabilidad que capturan cada gasto deducible.
Nuestros Servicios Incluyen:
Configuración y capacitación en software de contabilidad
Contabilidad regular para mantener sus registros actualizados
Revisión de fin de año para identificar deducciones perdidas
Organización de recibos y documentación
Coordinación de preparación de impuestos
Cálculos de impuestos estimados trimestrales
Reportes y análisis financieros
Hemos ayudado a cientos de empresas del área de Austin a ahorrar miles de dólares implementando sistemas adecuados de seguimiento de gastos y asegurando que ninguna deducción se escape.
La Conclusión
Cada gasto comercial que no rastrea y deduce es dinero pagado innecesariamente al IRS. Con solo semanas restantes en 2025, ahora es el momento de:
Revisar sus sistemas de seguimiento de gastos
Identificar cualquier brecha en la documentación
Implementar mejores procesos para 2026
Hacer compras o pagos estratégicos de fin de año
Obtener ayuda profesional si se siente abrumado
No deje que otro año pase dejando dinero sobre la mesa. Las deducciones que hemos discutido hoy—oficina en casa, gastos de vehículo, desarrollo profesional, software, comidas con clientes y suministros de oficina—representan áreas donde la mayoría de las empresas pueden encontrar ahorros fiscales adicionales.
Recibos perdidos equivalen a deducciones perdidas, lo que equivale a pagar impuestos de más. Asegurémonos de que está capturando todo lo que tiene derecho a deducir.
Tome Acción Hoy
Si se siente abrumado por el seguimiento de gastos o preocupado de que ha estado perdiendo deducciones, estamos aquí para ayudar. Contacte a Sara's Financial Group hoy para una consulta complementaria. Revisaremos sus sistemas actuales, identificaremos deducciones potenciales perdidas y crearemos un plan para asegurar que maximice sus ahorros fiscales en el futuro.
Contacte a Sara's Financial Group:
📞 (737) 259-4664
¡No deje dinero sobre la mesa esta temporada de impuestos. Permítanos ayudarle a capturar cada deducción que merece!
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